Administrasi Perbekalan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Administrasi Perbekalan
Administrasi perbekalan adalah proses pengelolahan perbekalan kesehatan melalui kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Istilah pembekalan juga biasa di sebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material. Oleh karena itu manajemen perbekalan pun lazim di sebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, adminitrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektifitas dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Manajemen logistic dalam lingkungan rumah sakit dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengolahan secara strategis terhadap pengadaan, penyimpanan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemantauan persediaan bhan serta pementauan persediaan bahan serta bahan (stock, material, supplies, inventory dan lain-lain) yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit. Manajemen logistik khususnya di lingkungan rumah sakit perlu di laksanakan secara efisien dan efektif dalam arti bahwa segala macam barang, bahan ataupun peralatan harus dapat disediakan tepat pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, tidak kurang atau lebih, dan yang paling penting adalah ketersediaannya dengan mutu yang memadai
2.2 Tujuan
Menurut penulis, tujuan administrasi perbekalan kesehatan adalah :
Ketersediaan perbekalan baik jumlah, jenis, kualitas dan waktu
Pengelolaan logistik kesehatan diarahkan untuk menyediakan kebutuhan logistik sesuai dengan jumla, jenis, kualitas dan waktu yang tepat ketika pelayanan dikerjakan.
Meningkatkan efisiensi
Logistik yang tidak di kelola dengan baik akan menyebabkan kehilangan persediaan atau terjadi pemborosan yang akan menganggu pelayanan kesehatan. Pengelolaan logistik diarahkan untuk meningkatkan efisiensi sehingga pengeluaran institusi kesehatan dapat di tekan.
Mencegah kekosongan
Logistik yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan kehilangan persediaan atau terjadi pemborosan yang akan menganggu pelayanan kesehatan. Pengelolaan logistik diarahkan untuk mencegah kekosogan persediaan sehingga pelayanan kesehatan dapat terus dipertahankan kelangsungannya.
Mencegah terhambatnya pelayanan kesehatan
Logistik yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan kehilangan persediaan atau terjadi pemborosan yang akan menganggu pelayanan kesehatan. Pengelolaan logistik diarahkan untuk mencegah terhambatnya pelayanan kesehatan.
Kegiatan logistik secara umum ada 3 (tiga) tujuan yakni :
a. Tujuan operasional adalah agar supaya tersedia barang serta bahan dalam jumla yang tepat dan mutu yang memadai
b. Tujuan keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah – rendahnya
c. Tujuan pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin didalam sistem akuntansi
Sehubung dengan hal itu maksud dan tujuan manajemen perbekalan adalah untuk :
Mampu menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumla,waktu maupun tempat di butuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat di pertanggungjawabkan, dengan herga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk pengawasan dan pengendalian perekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan - tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, seperti pengadaan perbekalan distribusi, dan penghapusan perbekalan
Mampu menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personal dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal
Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis daya guna dan daya hasil perbekalan, baik secara prefentif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalitas fungsional maupun umur barang
Mampu melakukan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argimentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tingkat pemborosan
Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai tindakan penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun pengunaan logistik sehingga selain menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenanga, waktu, material, maupun pikiran juga mendukung,kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi
Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personal sehingga setiap unit krja mampu personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal
Mampu membangun budaya penggunaan perbekalan secara bertanggungjawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga data dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan
2.3 Manfaat Administrasi Perbekalan
Menurut penulis manfaat administrasi perbekalan kesehatan adalah :
Mencegah tertundanya pelayanan
Pelayanan kesehatan yang dibutuhkan masyarakat kadang tidak dapat disajikan secara sempurna saat pelayanan diberikan. Adanya keterlambatan dan ketidak tersediaan pelayanan sering terjadi, akibatnya keparahan kesakitan bahkan kematian. Pengelolaan administrasi yang baik akan membantu intitusi kesehatan meyediakan pelayanan yang optimal. Dengan pengetahuan dan ketrampilan administrator, maka petugas menjadi mudah dalam penyelesaian pekerjaan.
Peningkatan kepuasan konsumen
Salah satu permasalahan dalam pelayanan kesehatan adalah ketidakpuasan pelanggan akan jasa kesehatan. Mereka mersakan jasa yang di terima dari pelayanan kesehatan belum sesuai keinginan mereka. Misalnya kekosongan obat, fungsi administrator akan membantu menelaa maalah yang terjadi kemudian menginspirasi berulangnya kesalahan dimaa datang dengan menciptakan solusi yang tepat
Mengurangi pemborosan logistik kesehatan
Aspek lain yang menjadi permasalahan dalam pelayanan kesehatan adalah masih tingginya angka pemborosan sumber daya yang digunakan dalam pelayanan kesehatan. Tingginya pemborosan diakibatkan oleh rendahnya pengetahuan dan keterampilan petugas dalam mengelolah sumberdaya seara efisien. Dengan adanya ilmu administrasi, petugas memperoleh pengetahuan dan memudahkan mereka mengelolah logistic kesehatan.
2.4 Jenis Logistik
Sehubung dengan itu jenis-jenis peralatan/perlengkapan, baik berupa peralatan kantor maupun peralatan teknis. Dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
Barang atau benda-benda habis pakai
Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang atau benda (saran kerja) yang dapat habis bilaman di pergunakan. Waktu pemakaiannya relative tidak lama, sehingga dikelompokkan sebagai barang yang bisa habis. Misalnya berbagai jenis kertas, obat-obatan, karbon, kapur tulis, spidol, pita mesin ketik, tinta fotocopy dan lain-lain
Pengertian habis di pakai di bedakan sebai berikut :
Barang atau benda yang benar-benar habis atau musnah apabila dipergunakan. Misalnya bensin untuk kendaraan dinas, zat-zat kimia yang di pergunakan di laboratorium, gas untuk pembakaran dan lain-lain
Barang atau benda yang berubah sifat dan bentuknya bilaman dipergunakan. Misaknya berbagai jenis kayu atau besi yang dibuat menjadi berbagai peralatan, karton dan berbagai jenis kertas untuk membuat maket dan model, kaca yang di produksi menjadi gelas, tabung-tabung kimia, berbagai bejana dan lain-lain
Barang atau benda yang berubah sifat, sehingga tidak dapat di pergunakan lagi untuk keperluan yang sama, misalnya pita mesin ketik, karbon, pada minyak pelumas, air bersih yang menjadi limbah cair dan sebagainya. Benda-benda ini tidak berubah bentuknya, namun sifatnya sehingga tidak dapat lagi dipakai untuk keperluan yang sama
Barang-barang atau benda-benda yang tahan lama
Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang-barang yang dapat di pergunakan secara terus menerus untuk jangka waktu yang relative cukup lama, Barang-barang ini sering disebut juga dengan prasarana dan saran. Prasarana sering dimaksudkan lingkungan tempat melaksanakan kegiatan atau pekerjaan, seperti gedung, jalan, perumahan dan lain-lain yang tidak berhubungan dengan teknis dan mekanisme pelaksanaan tugas pokok. Sedang sarana menyangkut semua barang yang dipergunakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan pekerjaan secara teknis operasional. Misalnya mesin-mesin, lemari, kursi kerja, kendaraan bermotor, mesin ketik, peralatan kesehatan dan lain-lain.
Selanjutnya semua peralatan perlengkapan tersebut di atas di kelompokkan menjadi dua jenis yaitu :
Barang tidak bergerak
Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang selalu berada di tempatnya termasuk yang dapat di pindahkan, tetapi cenderung tidak beubsh-ubah untuk jangka waktu yang cukup lama. Di antaranya gedung, jalan, mesin-mesin produksi, meja dan kursi kerja, lemari, papan tulis, meja laboratorium dan lain-lain
Barang bergerak
Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang berpindah-pindah tempatnya termasuk juga yang mudah dan sering di bawah mengikuti petugas yang mempergunakannya . Barang-barang ini terutama sekali berupa kendaraan, baik yang bermotor atau tidak. Misalnya mobil, sepeda motor, dan lain-lain.
2.5 Fungsi Administrasi Perbekalan
Menurut penulis,fungsi administrasi perbekalan kesehatan meliputi :
1. Analisis situasi
Analisis situasi dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi ketersediaan logistic pelayanan kesehatan. Umumnya analisa situasi ini diperlakukan dalam perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik. Dengan melihat data logistik saat ini, maka akan memudahkan perencana dalam menetapkan kebutuhan logistik dimasa datang.
2. Perencanaan
Perencanaan logistic sebagai proses dalam memenuhi kebutuhan logistic,untuk menentukan jumlah, kualitas, jenis dan harga logistic kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran kesehatan yang tersedia. Umumnya perencanaan logistic pelayanan kesehatan menggunakan metode dan pedoman perencanaan yang telah ditetapkan departemen kesehatan. Tujuan perencanaan logistic pelayan kesehatan adalah untuk menetapkan jenis, kualitas, jumlah dan harga logistic yang akan diadakan sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan.
3. Penganggaran
Penganggaran adalah penentuan besarnya dana yang harus disediakan untuk pembelian logistic berdasarkan harga pasar. Penentuan besarnya dana disajikan dalam, jenis, kualitas, dan jumlah logistic yang akan dibeli. Rancangan anggaran dituangkan dalam dokumen rencana anggaran belanja institusi yang jumlahnya bervariasi menurut prioritas program dan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan.
4. Pengadaan
Pengadaan logistic merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan logistic yang telah direncanakan melalui beberapa metode pengadaan diantaranya : melalui pembelian, pinjaman, produksi sendiri, kerjasama, maupun hibah. Adapun tujuan pengadaan logistic adalah untuk mendapatkan kebutuhan logistic menurut jumlah, kualitas, jenis, dan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar, dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
5. Penyimpanan
Penyimpanan logistic adalah proses meletakan dan menjaga keamanan logistic kedalam tempat gudang penyimpanan sementara sebelum logistic tersebut digunakan. Tujuan penyimpanan adalah untuk menjaga mutu, mencegah penggunaan yang tidak bertanggung jawab,menjaga ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan logistic.
6. Distribusi
Pendistribusian adalah kegiatan penyaluran logistic dari tempat penyimpanan dipelayanan kesehatan sampai logistic tersebut digunakan.
Tujuan pendistribusian : Tersedianya perbekalan logistic pada unit pelayanan kesehatan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah.
7. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan untuk mempertahankan logistic agar kondisinya tetap maksimal selama dalam pemakaian dan penyimpanan. Tujuan pemeliharaan, menjaga jumlah dan mutu logistic agar kondisinya tetap terjaga sebelum digunakan.
8. Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan penyelesaian logistic agar terbebas dari pertanggungjawaban adminstrasi. Penghapusan dilakukan karena kadaluarsa, rusak dan hilang, bencana alam, mutu tidak memenuhi standar. Tujuan penghapus adalah untuk menjamin logistic yang sudah tidak memenuhi syarat dan membebaskan pertanggung jawaban logistic sesuai dengan standar yang berlaku.
9. Evaluasi
Evaluasi adalah kegiatan pengukuran dan penilaian pengelolaan logistic dengan menggunakan metode tertentu, sehingga hasil penilaian tersebut dapat dijadikan dasar dalam perbaikan manajemen logistik kesehatan.
10. Pencatatan
Pencatatan merupakan kegiatan pendokumentasikan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan yang masuk dalam dan keluar dalam lingkungan pelayanan kesehatan.
11. Pelaporan
Pelaporan adalaha kegiatan penyajian dokumen adminstrasi perbekalan kesehatan kepada pihak yang berkepentingan. Tujuannya adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi.
Fungsi manajemen logistic merupakan suaru yang terdiri dari :
a. Fungsi Perencanaan dan penentuan kebutuhan.
b. Fungsi penganggaran
c. Fungsi pengadaan
d. Fungsi penyimpanan dan pengeluaran
e. Fungsi pemeliharaan
f. Fungsi penghapusan
9. Fungsi pengendalian
2.6 Ruang lingkup Perbekalan Kesehatan
Menurut penulis,ruang lingkup administrasi perbekalan kesehatan adalah :
1. Analisis situasi 5. Penyimpanan 9. Evaluasi
2. Perencanaan 6. Distribusi 10. Pencatatan
3. Penganggaran 7. Pemeliharaan 11. Pelaporan
4. Pengadaan 8. Penghapusan
Ruang lingkup manajemen logistic:
1. Pengukuran kebutuhan
2. Perencanaan logistic :
- Jenis
- Volume
- Waktu penyediaan
3. Penyediaan ( Pembelian)
- Evaluasi vendor
- Penetapan sistem penyediaan
4. Penerimaan :
- Evaluasi
- Kalibrasi
5. Penyimpanan :
- Penetapan sistem
- Inventori
6. Distribusi
7. Penghapusan
8. Evaluasi dan standarisasi.
2.7 Peran Logistik di Rumah Sakit
Kegiatan produksi rumah sakit adalah produksi jasa tersebut,sehingga yang dimaksudkan dengan kegiatan logistic disini hanya menyangkut manajemen persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan dalam rangka produksi jasa tersebut dan bukannya manajemen pendistribusian meja. Pada definisi lama dinyatakan bahwa bagian logistic adalah bagian yang menyediakan barang & jasa dalam jumlah, mutu, dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Dari segi manajemen modern maka tanggung jawab bagian logistic lebih diperluas yaitu:
1. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jaga secara tidak terputus
2. Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing (kompetitif)
3. Menjadwal inventasi barang pada tingkat serendah mungkin
4. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternative lain
5. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian lain
6. Mengembangkan integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain
7. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik.
2.8 Kegiatan Administrasi Pembekalan atau Logistik
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.
Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut :
Faktor fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan mempelancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi perbekalan tersebut.
Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut, sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi, dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
Faktor Keamanan dan Kewibawaan (prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlenkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2. Fungsi penganggaran
Penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala tertentu yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya, penganggaran dapat diandalkan (rellable) dengan mengetahui hambatan-hambatan (contrans) dan keteriakan (limitation) yang dibagi secara seksama.
Berbagai macam anggaran :
Angaran pembelian.
Anggaran perbalikan dan pemeliharaan.
Anggaran penyampaian dan penyaluran.
Anggaran penelitian dan penyaluran.
Anggara penelitian dan pengembangan barang.
Anggran penyempurnaan administrasi barang.
Anggaran pengawasan barang.
Anggaran penyediaan dan peningkatan mutu personil SDM.
Berdasarkan sumber sifat dan penggunaannya anggaran dapat dibagi atas :
Anggaran dalam negeri bersumber dari APBN dan APBD
Bantuna pinjaman luar negeri, meliputi : multilateral agreement dan bilateral agrement
Anggaran non APBD/APBN
Siklus anggaran :
Perencanaan / penyusunan anggaran
Pelaksanaan anggaran
Penguasa anggaran
Pertangungjawaban anggran
3. Pengadaan
Pengadaan perbekalan merupakan sarangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan, Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :
Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasu membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibelah menjadi hak milik organisasi, pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tampa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak, pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendakmya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan besifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis.
Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila disbandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemiliahan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan diantara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukar harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
Subsitusi
Subtitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
Pemberian atau Hadia
Pemberian atau hadia merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian atau hadia dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian serah trima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun yang menerima.
Perbaikan atau Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran dan instrument yang baik diantara instrument perbekalan yang rusak sehingga instrument-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan dan pada akhirinya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
4. Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat adminstratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usha, maupun pengaturan barang ditempat penyimpanan atau gudang.
Fungsi dari kegiatan administrasi penggunaan itu sendri adalah :
Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangungan kerja organisasi.
Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrument pengawasan dan pengendalian didalam pengelolaan penggudagan setiap organisasi.
Dapat mengetahui keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang
Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan atau hilangnya perbekalan.
Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan karena tingkat pemakaian perbekalan tentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.
Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolahan pergudangan yang dibebankan kepada petugasnya fungski penyimpanan mengcangkup segala kegiatan mengenai pengurusan dan pengelolaan penyimpanan barang dan persediaan antara lain : termasuk didalamnya kegiatan mengenai :
Perencanaan penyimpanan, pengembangan barang, penyimpanan.
Penyelenggaran tata laksana penyimpanan.
Perencanaan penyimpanan pengaturan, pengoprasian alat bantu
Tindakan keamanan dan keselamatan
Masalah yang di hadapi dalam fungsi penyimpanan :
Penanganan administrasi fisik
Unsure pertangung jawaban kelayakan negara
Pembiayaan khusus
Pengadiministrasian
Terdapat enam aspek yang harus diperhatikan dalam menentukan penyimpanan :
Pemilihan lokasi
Barang (jenis dan bentuk barang)
Pengaturan ruangan
Prosedur atau sistem penyimpanan
Penggunaan alat bantu
Keamanan dan keselamatan
5. Fungsi penyaluran
Penyaluran merupakan satu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari satu tempat ketempat lain yaitu dari tempat penyimpanan ketempat pemakaian.
Pada umunya masalah penyaluran bayak sekali dipengaruhi oleh faktor perhungan dan kominkasi seperti :
Proses administrasi
Proses penyampaian berita
Prosen pengeluaran fisik barang
Proses angkutan
Proses pembongkaran dan pemuatan
Pelaksanaan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalah harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan. Beberapa asas adalah sebagai berikut :
Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan.
Kegiatan ini lakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.
Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.
Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini akan mempengaruhi tingka efektivias dan efisiensi organisasi secara keseluruan.
Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang / perbekalan yang rusak.
Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur perbekalan. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat mengambil keputusan untuk di adakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
Fungsi Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah suatu usaha atau suatu proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi kerja atau fasilitas kerja dengan jalan merawat.
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut :
Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan ataupun stagnasi.
Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik bersifat preventive (sebelum mengalami kerusakan) maupun repressive (sesudah mengalami kerusakan).
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam tahapan pemeliharaan :
Tahap perencanaan : desain situasi pemeliharaan yang praktis untuk sederhana dan evaluasi tekno ekonomis, mengikuti perkembangan industry dan supply
Tahap pelaksanaan pemeliharaan : pengamatan inventaris peralatan yang diperjelas, tersedianya buku-buku untuk setiap peralatan dan tahap pasca pelaksanaan pemeliharaan
Tahap pasca pelaksanaan pemeliharaan : persiapan pengajuan dalam tahap-tahap yang lalu sejauh mungkin masuk anggaran, pembuatan daftar kebutuhan suatu suku cadang buku-buku jenis pemeliharaan yang efektif efisien dan produktif, pengkajian peninjauan, kembali sistem pemeliharaan penyediaan tenaga dan sistem anggaran para subslyers dalam pelaksanaan.
Cara Memelihara Barang:
Secara umum memelihara/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:
Perawatan preventif (pencegahan).
Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
Perawat represif.
Merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.
Fungsi Penghapusan
Penghapusan dapat dikatakan sebagai kegiatan dan usaha pembebasan barang dari tanggung jawab sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku.
Dalam proses pengelolaan penghapusan dipengaruhi oleh 2 faktor yaitu :
Surplus yang artinya kelebihan dalam satu unit yang tidak dapat dipergunakan atau dimanfaatkan lagi oleh unit tersebut.
Akses merupakan kelebihan dalam suatu sub unit yang tidak dapat digunakan untuk dimanfaatkan lagi disebabkan unit itu sendiri akan tetapi masih bias digunakan oleh sub unit lainnya didalam unit yang sama.
Barang inventaris dikelompokkan kedalam 2 kelompok yaitu :
1. Barang bergerak yang tidak dipakai habis
2. Barang yang dipakai habis
Kelompok barang-barang yang tidak bergerak diantaranya tanah, bangunan, parkiran, jalan dan sebagainya.
Penghapusan biasa dilakukan atas dasar :
1. Barang hilang tseperti akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah atau hilang yang tidak ditemukan lagi.
2. Teknis dan ekonomis yaitu setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya lagi. Keadaan tersebut disebabkan oleh factor : kerusakan yang tidak dapat diperbaaiki, obsolete dalam arti bahwa untuk peningkatan efisiensi dan efektivitas barang perlu diganti, kadaluarsa suatu barang tidak boleh digunakan lagi, Aus atau deteriorisasi yaitu barang mengurang karenan susut, dan busuk karena tidak memenuhi syarat-syarat spesifikasi sehingga barang tidak dapat digunakan lagi.
3. Surplus dan akses.
4. Tidak bertuan atau barang-barang yang tidak dikuasai atau barang yang tidak diurus dipelabuhan-pelabuhan oleh pemiliknya.
5. Rampasan yaitu barang bukti dari suatu perkara pidan seperti pidana ekonomi, korupsi dan lain-lain.
Program penghapusan perbekalan meliputi 2 aspek :
1. Aspek yuridis, administatif dan proseduril mencakup : pembentukan panitia penilai dan panitia pelaksana tindak lanjut penghapusan, identivikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang meningkat persyaratan dan penentuan-penentuan terhadap barang yang dihapus, dan penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
2. Aspek rencana pelaksanaan teknis mencakup ; evaluasi, rencana Segresi dan Salvage, Rencana tindak lanjut penghapusan.
Dalam pelaksanaan penghapusan meliputi kegiatan :
1. Pembentukan panitia-panitia yang minimal terdiri ; panitia penilai, panitia pelaksana lanjutan tenteng penghapusan.
2. Penilai/evaluasi oleh panitia penilai mencakup ; evaluasi kriteria penghapusan, evaluasi nilai sisa barang dan Evaluasi pemanfaatan.
3. Penetapan penghapusan serta cara-cara tindak lanjut penghapusan oleh pimpinan.
4. Pelaksanaan tindak lanjut penghapusan sesuai dengan penetapan pimpinan.
Tahap atau siklus kegiatan penghapusan meliputi : tahap penyidikan atau pengenalan, tahap penyaringan dan tahap penyelesaian serta tahap pelaksanaan dan pengendalian.
Cara-cara penghapusan : pemanfaatan langsung, pemanfaatan kembali (recycle), pemindahan (transfer), Hibah (donation), penjualan/pelelangan (sales) dan Pemusnahan.
Fungsi Pengendalian
Pengendalian merupakan tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan dengan maksud agar tujuan tertentu dapat dicapai secara efisien dan efektiv. Dengan demikian pengendalian merupakan fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksaan dari suatu rencana, program proyek dan kegiatan.
Bentuk kegiatan pengendalian :
1. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk : manual, standart.
2. Melaksanakan pengamatan (monitoring), evaluasi dan laporan guna mendapatkan gambaran dan informasi.
3. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi permasalahan serta memberikan pengarahan dan bimbingan tentang cara-cara pelaksanaan.
4. Melakukan tindak turun tangga sebagai tindak lanjut dari hasil pengawasan.
Sarana pengendalian :
1. Struktur organisasi. Agar dapat melaksanakan pengendalian seefektiv mungkin, maka harus jelas tugas dan ruang lingkup organisasi suatu unit.
2. Sistem dan prosedur. Landasan peraturan merupakan dasar utama pengendalian, khusus merupakan titik tolak dimana persoalan harus diselesaikan.
3. Petugas. Personil yang disiplin, cakap dan terampil sangat meringankan beban pengendalian.
4. Pengendalian. Peralatan yang dimaksud tidak selalu harus berwujud barang fisik seperti alat-alat bantu.
Sasaran dan pendekatan
Fungsi dari pengendalian :
1. Menjadi sarana pengelola logistic berupa data-data informasi yang bermanfaat bagi fungsi-fungsi logistic.
2. Menjadi sarana bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan.
3. Menjadi sarana dalam mengikuti dan mengawasi penyelenggara logistic.
Untuk menyelenggrakan fungsi tersebut pengendalian mengandung kegiataan:
1. Inventarisasi : menyangkut kegiatan-kegiatan perolehan data logistic
2. Pengawasan : Menyangkut kegiatan-kegiatan untuk menetapkan ada tidaknya deviasi-deviasi penyelenggaraan dari rencana logistic
3. Evaluasi : Menyangkut kegiatan-kegiatan memonitor, menilai dan membentuk data-data logistic.
Pentahapan penyelenggaran fungsi pengendalian :
1. Sebelum adanya organisasi yang mantap bagi unit yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan logistic, maka tidaklah dapat diharapkan pelaksanaan prosedur secara konsekuen.
2. Apabila penyediaan dana terbatas sehingga penggunaan peralatan pengendalian mutakhir belum dapat diterapkan.
3. Apabila personil yang akan menyelenggarakan fungsi ini belum memadai maka harus juga diadakan penyesuaian disamping kewajiban mencetak tenaga-tenaga yang diperlukan.
4. Apabila personil sudah tersedia tetapi pada unit-unit yang mempunyai hubungan dengan penyelenggaraan logistic belum siap haruslah pula dilakukan langkah-langkah yang searah.
5. Sensus barang merupakan dasar mutlak dilaksanakan dalam mendapatkan data-data menjelang pelaksanaan pengendalian.
9. Pencatatan
Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki / dikuasai / diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaiatan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dipeoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut :
Memberikan informasi / keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.
Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki / dikuasai / diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen pembekalan
Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan kondisi, maupun biaya operasioanal perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbeklan yang diterapkan dan sistem pengendalian / pengawasan perbekalan yang diterapkan.
Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti administrative dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan dapat memepertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administatif yang ada.
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Administrasi Perbekalan
Administrasi perbekalan adalah proses pengelolahan perbekalan kesehatan melalui kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Istilah pembekalan juga biasa di sebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material. Oleh karena itu manajemen perbekalan pun lazim di sebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, adminitrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektifitas dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Manajemen logistic dalam lingkungan rumah sakit dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengolahan secara strategis terhadap pengadaan, penyimpanan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemantauan persediaan bhan serta pementauan persediaan bahan serta bahan (stock, material, supplies, inventory dan lain-lain) yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit. Manajemen logistik khususnya di lingkungan rumah sakit perlu di laksanakan secara efisien dan efektif dalam arti bahwa segala macam barang, bahan ataupun peralatan harus dapat disediakan tepat pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, tidak kurang atau lebih, dan yang paling penting adalah ketersediaannya dengan mutu yang memadai
2.2 Tujuan
Menurut penulis, tujuan administrasi perbekalan kesehatan adalah :
Ketersediaan perbekalan baik jumlah, jenis, kualitas dan waktu
Pengelolaan logistik kesehatan diarahkan untuk menyediakan kebutuhan logistik sesuai dengan jumla, jenis, kualitas dan waktu yang tepat ketika pelayanan dikerjakan.
Meningkatkan efisiensi
Logistik yang tidak di kelola dengan baik akan menyebabkan kehilangan persediaan atau terjadi pemborosan yang akan menganggu pelayanan kesehatan. Pengelolaan logistik diarahkan untuk meningkatkan efisiensi sehingga pengeluaran institusi kesehatan dapat di tekan.
Mencegah kekosongan
Logistik yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan kehilangan persediaan atau terjadi pemborosan yang akan menganggu pelayanan kesehatan. Pengelolaan logistik diarahkan untuk mencegah kekosogan persediaan sehingga pelayanan kesehatan dapat terus dipertahankan kelangsungannya.
Mencegah terhambatnya pelayanan kesehatan
Logistik yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan kehilangan persediaan atau terjadi pemborosan yang akan menganggu pelayanan kesehatan. Pengelolaan logistik diarahkan untuk mencegah terhambatnya pelayanan kesehatan.
Kegiatan logistik secara umum ada 3 (tiga) tujuan yakni :
a. Tujuan operasional adalah agar supaya tersedia barang serta bahan dalam jumla yang tepat dan mutu yang memadai
b. Tujuan keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah – rendahnya
c. Tujuan pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin didalam sistem akuntansi
Sehubung dengan hal itu maksud dan tujuan manajemen perbekalan adalah untuk :
Mampu menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumla,waktu maupun tempat di butuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat di pertanggungjawabkan, dengan herga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk pengawasan dan pengendalian perekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan - tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, seperti pengadaan perbekalan distribusi, dan penghapusan perbekalan
Mampu menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personal dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal
Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis daya guna dan daya hasil perbekalan, baik secara prefentif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalitas fungsional maupun umur barang
Mampu melakukan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argimentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tingkat pemborosan
Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai tindakan penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun pengunaan logistik sehingga selain menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenanga, waktu, material, maupun pikiran juga mendukung,kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi
Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personal sehingga setiap unit krja mampu personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal
Mampu membangun budaya penggunaan perbekalan secara bertanggungjawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga data dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan
2.3 Manfaat Administrasi Perbekalan
Menurut penulis manfaat administrasi perbekalan kesehatan adalah :
Mencegah tertundanya pelayanan
Pelayanan kesehatan yang dibutuhkan masyarakat kadang tidak dapat disajikan secara sempurna saat pelayanan diberikan. Adanya keterlambatan dan ketidak tersediaan pelayanan sering terjadi, akibatnya keparahan kesakitan bahkan kematian. Pengelolaan administrasi yang baik akan membantu intitusi kesehatan meyediakan pelayanan yang optimal. Dengan pengetahuan dan ketrampilan administrator, maka petugas menjadi mudah dalam penyelesaian pekerjaan.
Peningkatan kepuasan konsumen
Salah satu permasalahan dalam pelayanan kesehatan adalah ketidakpuasan pelanggan akan jasa kesehatan. Mereka mersakan jasa yang di terima dari pelayanan kesehatan belum sesuai keinginan mereka. Misalnya kekosongan obat, fungsi administrator akan membantu menelaa maalah yang terjadi kemudian menginspirasi berulangnya kesalahan dimaa datang dengan menciptakan solusi yang tepat
Mengurangi pemborosan logistik kesehatan
Aspek lain yang menjadi permasalahan dalam pelayanan kesehatan adalah masih tingginya angka pemborosan sumber daya yang digunakan dalam pelayanan kesehatan. Tingginya pemborosan diakibatkan oleh rendahnya pengetahuan dan keterampilan petugas dalam mengelolah sumberdaya seara efisien. Dengan adanya ilmu administrasi, petugas memperoleh pengetahuan dan memudahkan mereka mengelolah logistic kesehatan.
2.4 Jenis Logistik
Sehubung dengan itu jenis-jenis peralatan/perlengkapan, baik berupa peralatan kantor maupun peralatan teknis. Dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
Barang atau benda-benda habis pakai
Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang atau benda (saran kerja) yang dapat habis bilaman di pergunakan. Waktu pemakaiannya relative tidak lama, sehingga dikelompokkan sebagai barang yang bisa habis. Misalnya berbagai jenis kertas, obat-obatan, karbon, kapur tulis, spidol, pita mesin ketik, tinta fotocopy dan lain-lain
Pengertian habis di pakai di bedakan sebai berikut :
Barang atau benda yang benar-benar habis atau musnah apabila dipergunakan. Misalnya bensin untuk kendaraan dinas, zat-zat kimia yang di pergunakan di laboratorium, gas untuk pembakaran dan lain-lain
Barang atau benda yang berubah sifat dan bentuknya bilaman dipergunakan. Misaknya berbagai jenis kayu atau besi yang dibuat menjadi berbagai peralatan, karton dan berbagai jenis kertas untuk membuat maket dan model, kaca yang di produksi menjadi gelas, tabung-tabung kimia, berbagai bejana dan lain-lain
Barang atau benda yang berubah sifat, sehingga tidak dapat di pergunakan lagi untuk keperluan yang sama, misalnya pita mesin ketik, karbon, pada minyak pelumas, air bersih yang menjadi limbah cair dan sebagainya. Benda-benda ini tidak berubah bentuknya, namun sifatnya sehingga tidak dapat lagi dipakai untuk keperluan yang sama
Barang-barang atau benda-benda yang tahan lama
Peralatan atau perlengkapan ini terdiri dari barang-barang yang dapat di pergunakan secara terus menerus untuk jangka waktu yang relative cukup lama, Barang-barang ini sering disebut juga dengan prasarana dan saran. Prasarana sering dimaksudkan lingkungan tempat melaksanakan kegiatan atau pekerjaan, seperti gedung, jalan, perumahan dan lain-lain yang tidak berhubungan dengan teknis dan mekanisme pelaksanaan tugas pokok. Sedang sarana menyangkut semua barang yang dipergunakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan pekerjaan secara teknis operasional. Misalnya mesin-mesin, lemari, kursi kerja, kendaraan bermotor, mesin ketik, peralatan kesehatan dan lain-lain.
Selanjutnya semua peralatan perlengkapan tersebut di atas di kelompokkan menjadi dua jenis yaitu :
Barang tidak bergerak
Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang selalu berada di tempatnya termasuk yang dapat di pindahkan, tetapi cenderung tidak beubsh-ubah untuk jangka waktu yang cukup lama. Di antaranya gedung, jalan, mesin-mesin produksi, meja dan kursi kerja, lemari, papan tulis, meja laboratorium dan lain-lain
Barang bergerak
Peralatan/perlengkapan terdiri dari barang-barang atau benda-benda yang berpindah-pindah tempatnya termasuk juga yang mudah dan sering di bawah mengikuti petugas yang mempergunakannya . Barang-barang ini terutama sekali berupa kendaraan, baik yang bermotor atau tidak. Misalnya mobil, sepeda motor, dan lain-lain.
2.5 Fungsi Administrasi Perbekalan
Menurut penulis,fungsi administrasi perbekalan kesehatan meliputi :
1. Analisis situasi
Analisis situasi dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi ketersediaan logistic pelayanan kesehatan. Umumnya analisa situasi ini diperlakukan dalam perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik. Dengan melihat data logistik saat ini, maka akan memudahkan perencana dalam menetapkan kebutuhan logistik dimasa datang.
2. Perencanaan
Perencanaan logistic sebagai proses dalam memenuhi kebutuhan logistic,untuk menentukan jumlah, kualitas, jenis dan harga logistic kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran kesehatan yang tersedia. Umumnya perencanaan logistic pelayanan kesehatan menggunakan metode dan pedoman perencanaan yang telah ditetapkan departemen kesehatan. Tujuan perencanaan logistic pelayan kesehatan adalah untuk menetapkan jenis, kualitas, jumlah dan harga logistic yang akan diadakan sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan.
3. Penganggaran
Penganggaran adalah penentuan besarnya dana yang harus disediakan untuk pembelian logistic berdasarkan harga pasar. Penentuan besarnya dana disajikan dalam, jenis, kualitas, dan jumlah logistic yang akan dibeli. Rancangan anggaran dituangkan dalam dokumen rencana anggaran belanja institusi yang jumlahnya bervariasi menurut prioritas program dan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan.
4. Pengadaan
Pengadaan logistic merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan logistic yang telah direncanakan melalui beberapa metode pengadaan diantaranya : melalui pembelian, pinjaman, produksi sendiri, kerjasama, maupun hibah. Adapun tujuan pengadaan logistic adalah untuk mendapatkan kebutuhan logistic menurut jumlah, kualitas, jenis, dan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar, dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
5. Penyimpanan
Penyimpanan logistic adalah proses meletakan dan menjaga keamanan logistic kedalam tempat gudang penyimpanan sementara sebelum logistic tersebut digunakan. Tujuan penyimpanan adalah untuk menjaga mutu, mencegah penggunaan yang tidak bertanggung jawab,menjaga ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan logistic.
6. Distribusi
Pendistribusian adalah kegiatan penyaluran logistic dari tempat penyimpanan dipelayanan kesehatan sampai logistic tersebut digunakan.
Tujuan pendistribusian : Tersedianya perbekalan logistic pada unit pelayanan kesehatan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah.
7. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan untuk mempertahankan logistic agar kondisinya tetap maksimal selama dalam pemakaian dan penyimpanan. Tujuan pemeliharaan, menjaga jumlah dan mutu logistic agar kondisinya tetap terjaga sebelum digunakan.
8. Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan penyelesaian logistic agar terbebas dari pertanggungjawaban adminstrasi. Penghapusan dilakukan karena kadaluarsa, rusak dan hilang, bencana alam, mutu tidak memenuhi standar. Tujuan penghapus adalah untuk menjamin logistic yang sudah tidak memenuhi syarat dan membebaskan pertanggung jawaban logistic sesuai dengan standar yang berlaku.
9. Evaluasi
Evaluasi adalah kegiatan pengukuran dan penilaian pengelolaan logistic dengan menggunakan metode tertentu, sehingga hasil penilaian tersebut dapat dijadikan dasar dalam perbaikan manajemen logistik kesehatan.
10. Pencatatan
Pencatatan merupakan kegiatan pendokumentasikan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan yang masuk dalam dan keluar dalam lingkungan pelayanan kesehatan.
11. Pelaporan
Pelaporan adalaha kegiatan penyajian dokumen adminstrasi perbekalan kesehatan kepada pihak yang berkepentingan. Tujuannya adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi.
Fungsi manajemen logistic merupakan suaru yang terdiri dari :
a. Fungsi Perencanaan dan penentuan kebutuhan.
b. Fungsi penganggaran
c. Fungsi pengadaan
d. Fungsi penyimpanan dan pengeluaran
e. Fungsi pemeliharaan
f. Fungsi penghapusan
9. Fungsi pengendalian
2.6 Ruang lingkup Perbekalan Kesehatan
Menurut penulis,ruang lingkup administrasi perbekalan kesehatan adalah :
1. Analisis situasi 5. Penyimpanan 9. Evaluasi
2. Perencanaan 6. Distribusi 10. Pencatatan
3. Penganggaran 7. Pemeliharaan 11. Pelaporan
4. Pengadaan 8. Penghapusan
Ruang lingkup manajemen logistic:
1. Pengukuran kebutuhan
2. Perencanaan logistic :
- Jenis
- Volume
- Waktu penyediaan
3. Penyediaan ( Pembelian)
- Evaluasi vendor
- Penetapan sistem penyediaan
4. Penerimaan :
- Evaluasi
- Kalibrasi
5. Penyimpanan :
- Penetapan sistem
- Inventori
6. Distribusi
7. Penghapusan
8. Evaluasi dan standarisasi.
2.7 Peran Logistik di Rumah Sakit
Kegiatan produksi rumah sakit adalah produksi jasa tersebut,sehingga yang dimaksudkan dengan kegiatan logistic disini hanya menyangkut manajemen persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan dalam rangka produksi jasa tersebut dan bukannya manajemen pendistribusian meja. Pada definisi lama dinyatakan bahwa bagian logistic adalah bagian yang menyediakan barang & jasa dalam jumlah, mutu, dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Dari segi manajemen modern maka tanggung jawab bagian logistic lebih diperluas yaitu:
1. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jaga secara tidak terputus
2. Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing (kompetitif)
3. Menjadwal inventasi barang pada tingkat serendah mungkin
4. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternative lain
5. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian lain
6. Mengembangkan integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain
7. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik.
2.8 Kegiatan Administrasi Pembekalan atau Logistik
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.
Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut :
Faktor fungsional
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan mempelancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi perbekalan tersebut.
Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut, sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi, dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.
Faktor Keamanan dan Kewibawaan (prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlenkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2. Fungsi penganggaran
Penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala tertentu yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya, penganggaran dapat diandalkan (rellable) dengan mengetahui hambatan-hambatan (contrans) dan keteriakan (limitation) yang dibagi secara seksama.
Berbagai macam anggaran :
Angaran pembelian.
Anggaran perbalikan dan pemeliharaan.
Anggaran penyampaian dan penyaluran.
Anggaran penelitian dan penyaluran.
Anggara penelitian dan pengembangan barang.
Anggran penyempurnaan administrasi barang.
Anggaran pengawasan barang.
Anggaran penyediaan dan peningkatan mutu personil SDM.
Berdasarkan sumber sifat dan penggunaannya anggaran dapat dibagi atas :
Anggaran dalam negeri bersumber dari APBN dan APBD
Bantuna pinjaman luar negeri, meliputi : multilateral agreement dan bilateral agrement
Anggaran non APBD/APBN
Siklus anggaran :
Perencanaan / penyusunan anggaran
Pelaksanaan anggaran
Penguasa anggaran
Pertangungjawaban anggran
3. Pengadaan
Pengadaan perbekalan merupakan sarangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan, Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :
Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasu membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibelah menjadi hak milik organisasi, pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tampa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak, pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendakmya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan besifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis.
Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila disbandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemiliahan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan diantara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukar harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.
Subsitusi
Subtitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
Pemberian atau Hadia
Pemberian atau hadia merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian atau hadia dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian serah trima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun yang menerima.
Perbaikan atau Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran dan instrument yang baik diantara instrument perbekalan yang rusak sehingga instrument-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan dan pada akhirinya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
4. Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat adminstratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usha, maupun pengaturan barang ditempat penyimpanan atau gudang.
Fungsi dari kegiatan administrasi penggunaan itu sendri adalah :
Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangungan kerja organisasi.
Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrument pengawasan dan pengendalian didalam pengelolaan penggudagan setiap organisasi.
Dapat mengetahui keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang
Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan atau hilangnya perbekalan.
Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan karena tingkat pemakaian perbekalan tentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.
Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolahan pergudangan yang dibebankan kepada petugasnya fungski penyimpanan mengcangkup segala kegiatan mengenai pengurusan dan pengelolaan penyimpanan barang dan persediaan antara lain : termasuk didalamnya kegiatan mengenai :
Perencanaan penyimpanan, pengembangan barang, penyimpanan.
Penyelenggaran tata laksana penyimpanan.
Perencanaan penyimpanan pengaturan, pengoprasian alat bantu
Tindakan keamanan dan keselamatan
Masalah yang di hadapi dalam fungsi penyimpanan :
Penanganan administrasi fisik
Unsure pertangung jawaban kelayakan negara
Pembiayaan khusus
Pengadiministrasian
Terdapat enam aspek yang harus diperhatikan dalam menentukan penyimpanan :
Pemilihan lokasi
Barang (jenis dan bentuk barang)
Pengaturan ruangan
Prosedur atau sistem penyimpanan
Penggunaan alat bantu
Keamanan dan keselamatan
5. Fungsi penyaluran
Penyaluran merupakan satu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari satu tempat ketempat lain yaitu dari tempat penyimpanan ketempat pemakaian.
Pada umunya masalah penyaluran bayak sekali dipengaruhi oleh faktor perhungan dan kominkasi seperti :
Proses administrasi
Proses penyampaian berita
Prosen pengeluaran fisik barang
Proses angkutan
Proses pembongkaran dan pemuatan
Pelaksanaan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalah harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan. Beberapa asas adalah sebagai berikut :
Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan.
Kegiatan ini lakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.
Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.
Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini akan mempengaruhi tingka efektivias dan efisiensi organisasi secara keseluruan.
Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang / perbekalan yang rusak.
Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur perbekalan. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat mengambil keputusan untuk di adakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
Fungsi Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah suatu usaha atau suatu proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi kerja atau fasilitas kerja dengan jalan merawat.
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut :
Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan ataupun stagnasi.
Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik bersifat preventive (sebelum mengalami kerusakan) maupun repressive (sesudah mengalami kerusakan).
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam tahapan pemeliharaan :
Tahap perencanaan : desain situasi pemeliharaan yang praktis untuk sederhana dan evaluasi tekno ekonomis, mengikuti perkembangan industry dan supply
Tahap pelaksanaan pemeliharaan : pengamatan inventaris peralatan yang diperjelas, tersedianya buku-buku untuk setiap peralatan dan tahap pasca pelaksanaan pemeliharaan
Tahap pasca pelaksanaan pemeliharaan : persiapan pengajuan dalam tahap-tahap yang lalu sejauh mungkin masuk anggaran, pembuatan daftar kebutuhan suatu suku cadang buku-buku jenis pemeliharaan yang efektif efisien dan produktif, pengkajian peninjauan, kembali sistem pemeliharaan penyediaan tenaga dan sistem anggaran para subslyers dalam pelaksanaan.
Cara Memelihara Barang:
Secara umum memelihara/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:
Perawatan preventif (pencegahan).
Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
Perawat represif.
Merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.
Fungsi Penghapusan
Penghapusan dapat dikatakan sebagai kegiatan dan usaha pembebasan barang dari tanggung jawab sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku.
Dalam proses pengelolaan penghapusan dipengaruhi oleh 2 faktor yaitu :
Surplus yang artinya kelebihan dalam satu unit yang tidak dapat dipergunakan atau dimanfaatkan lagi oleh unit tersebut.
Akses merupakan kelebihan dalam suatu sub unit yang tidak dapat digunakan untuk dimanfaatkan lagi disebabkan unit itu sendiri akan tetapi masih bias digunakan oleh sub unit lainnya didalam unit yang sama.
Barang inventaris dikelompokkan kedalam 2 kelompok yaitu :
1. Barang bergerak yang tidak dipakai habis
2. Barang yang dipakai habis
Kelompok barang-barang yang tidak bergerak diantaranya tanah, bangunan, parkiran, jalan dan sebagainya.
Penghapusan biasa dilakukan atas dasar :
1. Barang hilang tseperti akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah atau hilang yang tidak ditemukan lagi.
2. Teknis dan ekonomis yaitu setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya lagi. Keadaan tersebut disebabkan oleh factor : kerusakan yang tidak dapat diperbaaiki, obsolete dalam arti bahwa untuk peningkatan efisiensi dan efektivitas barang perlu diganti, kadaluarsa suatu barang tidak boleh digunakan lagi, Aus atau deteriorisasi yaitu barang mengurang karenan susut, dan busuk karena tidak memenuhi syarat-syarat spesifikasi sehingga barang tidak dapat digunakan lagi.
3. Surplus dan akses.
4. Tidak bertuan atau barang-barang yang tidak dikuasai atau barang yang tidak diurus dipelabuhan-pelabuhan oleh pemiliknya.
5. Rampasan yaitu barang bukti dari suatu perkara pidan seperti pidana ekonomi, korupsi dan lain-lain.
Program penghapusan perbekalan meliputi 2 aspek :
1. Aspek yuridis, administatif dan proseduril mencakup : pembentukan panitia penilai dan panitia pelaksana tindak lanjut penghapusan, identivikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang meningkat persyaratan dan penentuan-penentuan terhadap barang yang dihapus, dan penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
2. Aspek rencana pelaksanaan teknis mencakup ; evaluasi, rencana Segresi dan Salvage, Rencana tindak lanjut penghapusan.
Dalam pelaksanaan penghapusan meliputi kegiatan :
1. Pembentukan panitia-panitia yang minimal terdiri ; panitia penilai, panitia pelaksana lanjutan tenteng penghapusan.
2. Penilai/evaluasi oleh panitia penilai mencakup ; evaluasi kriteria penghapusan, evaluasi nilai sisa barang dan Evaluasi pemanfaatan.
3. Penetapan penghapusan serta cara-cara tindak lanjut penghapusan oleh pimpinan.
4. Pelaksanaan tindak lanjut penghapusan sesuai dengan penetapan pimpinan.
Tahap atau siklus kegiatan penghapusan meliputi : tahap penyidikan atau pengenalan, tahap penyaringan dan tahap penyelesaian serta tahap pelaksanaan dan pengendalian.
Cara-cara penghapusan : pemanfaatan langsung, pemanfaatan kembali (recycle), pemindahan (transfer), Hibah (donation), penjualan/pelelangan (sales) dan Pemusnahan.
Fungsi Pengendalian
Pengendalian merupakan tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan dengan maksud agar tujuan tertentu dapat dicapai secara efisien dan efektiv. Dengan demikian pengendalian merupakan fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksaan dari suatu rencana, program proyek dan kegiatan.
Bentuk kegiatan pengendalian :
1. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk : manual, standart.
2. Melaksanakan pengamatan (monitoring), evaluasi dan laporan guna mendapatkan gambaran dan informasi.
3. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi permasalahan serta memberikan pengarahan dan bimbingan tentang cara-cara pelaksanaan.
4. Melakukan tindak turun tangga sebagai tindak lanjut dari hasil pengawasan.
Sarana pengendalian :
1. Struktur organisasi. Agar dapat melaksanakan pengendalian seefektiv mungkin, maka harus jelas tugas dan ruang lingkup organisasi suatu unit.
2. Sistem dan prosedur. Landasan peraturan merupakan dasar utama pengendalian, khusus merupakan titik tolak dimana persoalan harus diselesaikan.
3. Petugas. Personil yang disiplin, cakap dan terampil sangat meringankan beban pengendalian.
4. Pengendalian. Peralatan yang dimaksud tidak selalu harus berwujud barang fisik seperti alat-alat bantu.
Sasaran dan pendekatan
Fungsi dari pengendalian :
1. Menjadi sarana pengelola logistic berupa data-data informasi yang bermanfaat bagi fungsi-fungsi logistic.
2. Menjadi sarana bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan.
3. Menjadi sarana dalam mengikuti dan mengawasi penyelenggara logistic.
Untuk menyelenggrakan fungsi tersebut pengendalian mengandung kegiataan:
1. Inventarisasi : menyangkut kegiatan-kegiatan perolehan data logistic
2. Pengawasan : Menyangkut kegiatan-kegiatan untuk menetapkan ada tidaknya deviasi-deviasi penyelenggaraan dari rencana logistic
3. Evaluasi : Menyangkut kegiatan-kegiatan memonitor, menilai dan membentuk data-data logistic.
Pentahapan penyelenggaran fungsi pengendalian :
1. Sebelum adanya organisasi yang mantap bagi unit yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan logistic, maka tidaklah dapat diharapkan pelaksanaan prosedur secara konsekuen.
2. Apabila penyediaan dana terbatas sehingga penggunaan peralatan pengendalian mutakhir belum dapat diterapkan.
3. Apabila personil yang akan menyelenggarakan fungsi ini belum memadai maka harus juga diadakan penyesuaian disamping kewajiban mencetak tenaga-tenaga yang diperlukan.
4. Apabila personil sudah tersedia tetapi pada unit-unit yang mempunyai hubungan dengan penyelenggaraan logistic belum siap haruslah pula dilakukan langkah-langkah yang searah.
5. Sensus barang merupakan dasar mutlak dilaksanakan dalam mendapatkan data-data menjelang pelaksanaan pengendalian.
9. Pencatatan
Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki / dikuasai / diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaiatan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dipeoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut :
Memberikan informasi / keterangan bagi yang membacanya.
Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.
Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki / dikuasai / diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen pembekalan
Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan kondisi, maupun biaya operasioanal perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbeklan yang diterapkan dan sistem pengendalian / pengawasan perbekalan yang diterapkan.
Sebagai alat pertanggungjawaban
Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti administrative dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan dapat memepertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administatif yang ada.
Komentar
Posting Komentar